Triada Solutions

Hace un par de décadas, un proyecto mal llevado tenía un impacto menor en los negocios. Hoy, muchos proyectos impactan directamente en la supervivencia de un número cada vez mayor de empresas. Un retraso puede significar la pérdida de una posición competitiva importante o posponer por meses el lanzamiento de un producto o servicio. Proyectos mal concebidos deterioran las relaciones con los clientes y con los proveedores, provocan pérdida de ingresos e incluso pueden causar multas por incumplimiento de regulaciones legales o tributarias.

Un porcentaje no menor de proyectos es cancelado antes de terminar y muchas veces se pierden todos los recursos invertidos, provocando un daño grave al prestigio de la gerencia y a su capacidad de maniobra futura.

Por otro lado, proyectos bien concebidos y estructurados han servido para llevar adelante cambios profundos en empresas que se han propuesto objetivos de posicionamiento o de cambio estratégico. Un proyecto bien concebido contribuye significativamente al valor de las empresas.

¿Cuáles son las causas principales de los problemas en los proyectos?

La experiencia y numerosos estudios muestran que las principales causas de fracaso no se encuentran en los aspectos tecnológicos, sino en los factores de administración de los proyectos. Uno de los elementos más importantes son los proyectos mal concebidos, ya sea porque son demasiado grandes, excesivamente ambiciosos o porque no tienen suficiente respaldo político. También entran en esta categoría los proyectos cuyo plan de trabajo se formula sin tomar en cuenta los aspectos de su entorno o no son suficientemente granulados para lograr identificar los riesgos de mayor impacto.

Considerando entonces la importancia de una adecuada gestión de proyectos, TRIADA SOLUTIONS pone a disposición de sus clientes TRIADAMethod, una metodología que integra los procesos de gestión de proyectos y los procesos técnicos orientados a producir y/o proporcionar el producto y/o servicio del proyecto. Ambos tipos de procesos se superponen e interactúan para lograr el éxito de los proyectos.

Adicionalmente, cuando se requiere, TRIADA SOLUTIONS integra el proceso manejo del cambio, el cual es aplicado durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Procesos de Gestión de Proyectos

En el proceso inicio del proyecto, TRIADA SOLUTIONS apoya la definición del proyecto, identificando a los interesados y gestionando la obtención de las autorizaciones correspondientes.

En el proceso planificación del proyecto, elabora el plan de gestión del proyecto, el cual documenta las acciones necesarias para definir, preparar e integrar todos los entregables del proyecto. El plan de gestión del proyecto determina la manera en que se planificará, ejecutará, controlará y cerrará el proyecto. Recopila los requitos de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto, crea el “Work Breakdown Structure (WBS) y desarrolla el plan de trabajo del proyecto, definiendo las tareas, plazos y recursos asignados. También, elabora los planes de calidad, recursos humanos, comunicaciones, gestión de riesgos y adquisiciones.

Si se requiere, brinda apoyo en la formalización de los contratos con los distintos proveedores involucrados en el proyecto, procurando preservar los intereses del mandante y el éxito del proyecto a través de una relación equilibrada de las partes (win-win)

En el proceso de ejecución del proyecto, dirige el trabajo a fin de producir y/o proporcionar los productos y/o servicios del proyecto según los requisitos establecidos. Esto implica coordinar personas y recursos, así como también, integrar y realizar las tareas del proyecto de acuerdo con el plan de gestión del proyecto. Este proceso ocurre en un ciclo donde las tareas son ejecutadas, se mide  y evalúa su ejecución, se informan los resultados y se aplican las acciones correctivas recomendadas.

En el proceso de seguimiento y control del proyecto, proporcionará la garantía de que el proyecto avanza según lo previsto o pondrá de manifiesto la necesidad de intervenir y tomar acciones que aseguren el cumplimiento de los objetivos del proyecto cuando sea necesario. En este proceso realiza el seguimiento de las actividades en curso orientadas a producir los entregables del proyecto, comparándolas con la línea base de rendimiento del proyecto. Influye sobre los factores que podrían eludir el control integrado de cambios de tal forma que solamente se implementen los cambios aprobados y realiza la gestión de riesgos del proyecto. El seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto una idea acerca de la salud del proyecto y resalta cualquier área que necesite atención adicional. Utiliza una de las técnicas más usadas para el control del proyecto, el “Earned Value Management (EVM)”.

En el proceso cierre del proyecto, una vez completados todos los entregables, resolverá cualquier tema pendiente y procederá a cerrar formalmente el proyecto. Contempla la realización de una reunión de cierre del proyecto y una reunión de lecciones aprendidas.

Procesos Técnicos Orientados al Producto y/o Servicio

En el proceso requisitos del proyecto, TRIADA SOLUTIONS se encarga de establecer de forma completa, consistente y no ambigua lo que el producto y/o servicio a implementar debe hacer, así como también las restricciones que debe cumplir.

En el proceso de diseño del producto y/o servicio, asegura que los requisitos son traducidos en una representación del producto y/o servicio a desarrollar, donde se puede evaluar su calidad antes de que comience la construcción.

En el proceso de evaluación de adherencia, apoya la identificación y evaluación de las diferencias (gaps) entre lo que el producto y/o servicio a implementar puede hacer versus lo que el cliente necesita.

En el proceso de diseño del servicio, apoya el diseño de servicios de TI adecuados, incluyendo la infraestructura, los procesos, políticas y documentación para cumplir los objetivos del proyecto. 

En el proceso de construcción, controla rigurosamente la elaboración de los componentes necesarios para construir el producto y/o servicio diseñado.

En el proceso de adaptación, controla rigurosamente la configuración del producto y/o servicio, así como los desarrollos adicionales necesarios (por ejemplo, desarrollos de integración con otros sistemas existentes).

En el proceso de protección y disponibilidad del recurso de infraestructura, asegura la implementación de medidas de control interno, seguridad y auditabilidad durante la configuración, integración y mantenimiento del hardware y del software básico de la infraestructura para proteger los recursos y garantizar su disponibilidad e integridad.

En el proceso de pruebas, controla los distintos niveles de pruebas del producto y/o servicio construido o adaptado. Adicionalmente, realiza pruebas a los componentes críticos para descubrir errores y solicitar su corrección antes de realizar su puesta en marcha. Para el caso de proyectos de adquisición y mantenimiento de infraestructura tecnológica, TRIADA SOLUTIONS controla la habilitación del ambiente de desarrollo y pruebas para soportar la efectividad y eficiencia de las pruebas de factibilidad e integración de aplicaciones e infraestructura, en las primeras fases del proceso de adquisición y desarrollo. En este caso, se considera la funcionalidad, la configuración de hardware y software básico, pruebas de integración y desempeño, migración entre ambientes, control de la versiones, datos y herramientas de prueba y seguridad.

En el proceso de puesta en marcha, soporta el despliegue del producto y/o servicio.

En el proceso de transición del servicio, soporta la evaluación, prueba y validación del servicio antes de ser pasado al ambiente de produción y comenzar su operación normal. 

(*) Los procesos técnicos a integrar dependerán del tipo de proyecto que se ejecuta, el cual puede obedecer a un proyecto de negocio, a un proyecto de desarrollo de software, a un proyecto de integración de sistemas o a un proyecto de adquisición y/o mantenimiento de infraestructura tecnológica.

Manejo del Cambio

En el área manejo del cambio, TRIADA SOLUTIONS informa y motiva adecuadamente a los interesados, incluyendo a los usuarios finales, con el propósito de mantenerlos involucrados en el desarrollo del proyecto. En la medida que los interesados se sientan parte importante del proyecto, su contribución al éxito del mismo será mayor. En este proceso, TRIADA SOLUTIONS persigue hacer del cambio algo adaptable para las personas, proyectándolo atrayente, básicamente en cuanto a que conviene cambiar antes de permanecer igual. Lo que se pretende es generar una actitud proactiva a los cambios en todos los interesados que se verán impactados por el proyecto.