Triada Solutions

“Con la adecuada guía todos los obstáculos pueden ser sobrepasados”

Actualmente, muchas empresas están interesadas en mejorar su madurez de gestión de proyectos debido a que reconocen que los proyectos mal llevados pueden producir un impacto desastroso en sus negocios. Para ello, están incorporando Oficinas de Administración de Proyectos (Project Management Office, PMO) en sus organizaciones con la misión principal de lograr un incremento en sus habilidades de gestión de proyectos y enlazar sus proyectos a sus planes estratégicos corporativos.

Sin embargo, la madurez y excelencia en la gestión de proyectos no ocurre por el simple hecho de utilizar una PMO por un largo tiempo. Más que eso, esto ocurre a través de planificar estratégicamente una PMO, incluyendo la definición de sus objetivos y metas, el modelo que tendrá, cuál será su posición en la organización, cuáles serán los procesos y las herramientas que utilizará, y quiénes serán las personas que trabajarán en ella. 

La planificación estratégica implica determinar dónde se desea estar en el futuro y luego cómo desarrollar un plan para llegar hasta allí.

Como todas las empresas tienen sus propias características que la transforman en una empresa única, la PMO y todos sus componentes no pueden obedecer a un esquema preestablecido, sino que deben incorporar las particularidades propias de cada organización.

TRIADA SOLUTIONS ayuda a sus clientes a efectuar una planificación estratégica de la PMO para sus organizaciones, tomando en cuenta sus objetivos corporativos, el nivel de madurez que poseen en los distintos procesos involucrados en la gestión de proyectos, el tipo de estructura organizacional que utilizan, sus entornos internos y externos, entre otros factores.

El propósito es considerar a cada organización en forma individual e integral y, a partir de allí, elaborar un plan que responda a sus necesidades y características específicas.

Una PMO es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la gestión de proyectos a su cargo. Sus funciones pueden ser realizadas por personal interno de la organización o por personal externo contratado para tal propósito. La combinación seleccionada dependerá principalmente del personal interno que la empresa está dispuesta a asignar a las tareas de PMO.

Una PMO puede asumir una diversidad de modelos y funciones, dependiendo de la etapa de evolución de la disciplina de gestión de proyectos en la empresa, del tipo de estructura organizacional (funcional, matricial o por proyectos), entre otros factores.

TRIADA SOLUTIONS puede implementar desde PMOs que tienen la función única de informar el desempeño de los proyectos hasta aquellas que participan en la definición de las estrategias empresariales y son responsables por el cuerpo de profesionales del área. Puede implementar PMOs con un foco en procesos internos (planeamiento, gerencia de personas, ejecución, control de cambios, etc.), como también puede implementar PMOs capaces de responsabilizarse por interfaces externas (satisfacción del cliente, comunicación con los interesados, etc.) o PMOs con ambas características.

Para TRIADA SOLUTIONS comprender el nivel correcto de una PMO para la empresa es crítico, ya que se deben alinear los objetivos de la PMO con el nivel apropiado para evitar pérdidas de tiempo al implementar las capacidades de la PMO, las que pueden ser muy avanzadas o muy simples para las necesidades requeridas.

Teniendo una PMO que no está funcionando en el nivel organizacional apropiado, es casi peor que no tener una, lo que puede ser una gran desventaja en términos de la efectividad y credibilidad de la PMO.